L’art de bien gérer ses communications

De ma perspective et de celle de plusieurs chercheurs, bloquer les canaux de communication n’est pas une solution viable. Je suis toutefois complètement en accord qu’être surchargée de communication entraîne son lot de défis. En tant que dirigeante d’une entreprise en croissance, je l’expérimente au quotidien: je reçois une très grande quantité de messages importants, que ce soit de l’externe par courriel, Braver, Microsoft Teams et LinkedIn ou de l’interne via Slack et nos divers outils de travails spécialisés.

Pour bien remplir mon rôle, j’ai dû apprendre à gérer cette grande quantité de communications entrantes.

Le mot “apprendre” est souligné ici, car je ne crois pas qu’il s’agisse d’une compétence innée. Elle est toutefois très importante à acquérir lorsque l’on est dans une position où l’on doit interagir avec beaucoup de gens.

Plutôt que de voir cela comme une surcharge, je préfère me dire qu’il s’agit d’un privilège. Le privilège d’être dans une position où j’ai un pouvoir décisionnel qui me confère des responsabilités que je me dois d’honorer.

Je vous présente donc les trucs et astuces que j’ai développés au fil des ans et je suis persuadée qu’ils pourront se transposer à votre réalité.

La gestion des priorités

La gestion des priorités des communications entrantes est un défi, surtout lorsqu’elles arrivent par différents canaux. L’une des craintes constantes que j’ai est d’oublier de répondre à un message important. Pour arriver à bien gérer cela et diminuer ma charge mentale, je suis devenue une grande utilisatrice de ces deux fonctionnalités :

1. Marquer un message comme non lu

J’adore cette fonctionnalité ! Elle est surtout utile dans un outil de messagerie instantanée. Par exemple, un employé m’envoie un message, je le lis pour voir si c’est urgent. Si ce ne l’est pas, je mets le message comme étant non lu pour que la notification réapparaisse et me serve de rappel pour y revenir plus tard dans la journée. Cette fonctionnalité sous-estimée (hihi!) est disponible dans Braver !

2. Mettre un rappel sur un courriel ou un message (snooze)

Dire que j’adore cette fonctionnalité est un euphémisme ! Je l’utilise constamment et je crois que cela a complètement transformé ma capacité à gérer mes courriels. Si un courriel important entre, mais que je sais qu’il n’est pas prioritaire que j’y réponde dans la journée, alors je mets un rappel pour qu’il revienne dans ma boîte courriel à une date et une heure précises dans le futur. Il disparait alors, permettant ainsi d’alléger la vue de mes courriels à gérer. Le danger ? Pour une optimiste comme moi, “8:00am deux jours plus tard” me semble toujours être un moment où j’aurai plus de temps. Il m’est donc primordial de réussir à prévoir suffisamment de temps à ce moment pour arriver à gérer les courriels qui sont importants, sans être vraiment urgents.

J’ai très hâte qu’on rende cette fonctionnalité disponible dans Braver, ça ne saurait tarder !

Cibler les communications “low-effort”

Notre énergie et notre temps étant des ressources très limitées, il est primordial d’apprendre à les investir dans les bonnes directions. Comme je suis perfectionniste, il m’est arrivé de passer beaucoup beaucoup trop de temps sur la rédaction de certains courriels ou messages. Dans certaines circonstances, cela peut être pertinent alors que dans d’autres, il s’agit d’une perte de temps.

Savoir avec qui l’imperfection ne sera pas un enjeu

Je suis de nature à me relire trois fois, passer mon courriel dans Antidote et me demander si je finis mon courriel ou un message avec “merci et au plaisir” ou “merci et bonne journée”. Ce genre de travail peut vite devenir drainant, surtout si on doit gérer une cinquantaine d’échanges par jour.

Ainsi, j’ai appris à évaluer rapidement la nature du lien que j’avais avec l’interlocuteur: si le lien de confiance est fort, je peux me permettre que mon message soit un peu imparfait ou qu’il ait des petites coquilles, par exemple. Je sais que la personne me connaît et qu’elle n’interprétera pas ces petites erreurs comme un manque de professionnalisme.

Je choisis mes batailles et, dans ce cas-ci, l’efficacité l’emporte sur le professionnalisme.

Les communications qui se gèrent en moins de deux minutes

Si une communication peut se gérer en moins d’une minute ou deux, et que j’ai un peu de temps en ce moment, je la gère sur-le-champ. L’idée, c’est que parfois, on passe plus de temps à penser et anticiper que la charge réelle de la tâche en elle-même. Les communications peuvent être une source de stress et se mettre en mode action suffit souvent à diminuer ce stress.

Boucler la boucle

L’absence de réponse n’est pas une réponse

La communication implique nécessairement plus d’une personne. Ainsi, la gestion de nos communications n’impacte pas seulement notre travail, mais aussi celui des autres. Donner une réponse à un interlocuteur, que ce soit un refus ou un simple merci, lui permet de son côté de considérer la conversation comme étant terminée.

Faire un rappel aux autres n’est pas impoli

J’ai souvent été gênée de relancer les gens à la suite d’une absence de réponse. Or, j’ai réalisé qu’il est humain de parfois « échapper » des communications, non pas par mauvaise intention, mais simplement par concours de circonstances. Et puisque dans ces moments-là, j’apprécie qu’une personne me relance et me rappelle que j’avais oublié de répondre, je ne m’empêche plus de relancer respectueusement lorsqu’une réponse est attendue et semble avoir été oubliée.

Archiver ses discussions ou courriels

Lorsqu’un échange est terminé, je l’archive. Il s’agit d’une fonctionnalité qui n’est pas toujours disponible dans les outils de communication, mais que j’utilise beaucoup dans ma boîte courriel et qu’on a incorporée dans Braver dès le jour 1. En archivant un message, elle disparait de ma boîte principale, qui peut alors être vue comme une liste de tâches relativement à jour.

L’idée d’archivage est, pour moi, une grande libération mentale: si c’est archivé, c’est géré!

Quoi faire quand les communications découlent sur d’autres tâches

Bien souvent, les communications découlent sur d’autres tâches. Il peut ainsi devenir difficile de juger du moment où nous serons en mesure de gérer cette communication, car on doit d’abord faire de la place aux tâches qui en découlent.

C’est alors qu’un système de priorisation de ses tâches en général devient important. Et j’utilise le mot “système”, car peu importe l’outil utilisé, l’important est d’intégrer un système qui fonctionne. Parfois, le plus simple est le mieux. Pour moi, il s’agit de noter au quotidien ce que je dois faire et gérer. Si ce n’est pas fait, je le reporte à la journée d’après. C’est simple, efficace et me permet d’utiliser des outils que j’ai déjà sous la main : papier, application de notes, etc. Pour les “power users”, il y a souvent des outils de communication qui s’intègrent à des logiciels de gestion de tâches. C’est aussi une belle option!

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Si vous avez des trucs et astuces différents des miens, n’hésitez pas à m’écrire. Peut-être qu’un guide de trucs et astuces de gestion des communications pourra accompagner la plateforme Braver un jour!